Automazioni e pianificazioni

Inizia con un compito di lavoro#

Il modo più semplice per crearne una è chiederlo all’agente nella sua chat. Di’ cosa deve succedere e quando: l’agente tiene conto del tuo spazio di lavoro, chiede ciò che non è chiaro e crea l’automazione. Definisci attività, dati di origine, destinatari e fuso orario prima che la crei. Su un agente usato anche da altri, chiunque abbia accesso vede, crea e modifica le sue automazioni, salvo che il proprietario lo abbia disattivato; allora solo il proprietario o un amministratore, e i risultati compaiono comunque nella chat dell'agente.

Ogni lunedì alle 9 nel mio fuso orario, riassumi le attività scadute per responsabile e inviami un breve aggiornamento. Non modificare lo stato delle attività.

Puoi anche chiedere prima l’attività una volta nella chat. Controlla l’orario salvato per evitare ambiguità come «domani mattina».

Orari e trigger di eventi#

Per crearne una tu stesso, apri l’ingranaggio nell’intestazione della chat, scegli Automazioni e poi Nuova automazione, sotto la descrizione della sezione. Dai un titolo, scrivi l’attività in Cosa deve fare questa automazione? e scegli Aggiungi attivazione:

• A orari fissi: si ripete ogni ora, ogni giorno, ogni settimana o ogni mese all’ora che scegli, nel tuo fuso orario.
• Una volta: si esegue una sola volta, alla data e all’ora che scegli.
• Quando succede qualcosa: si avvia con un evento di un’app. Scegli un’app Opser installata o un account collegato, poi uno dei suoi eventi. Gli eventi delle app Opser non richiedono un account collegato. L’agente riceve i dettagli dell’evento durante l’esecuzione.

Scegli Crea per salvarla; chiudi il modulo per annullare. Se nulla può avviare un’automazione, App indica Nessuna app installata; se un’app non offre eventi, indica Nessun evento disponibile. Le opzioni dipendono dallo spazio di lavoro e dagli accessi dell’agente. L’agente può scoprire gli stessi eventi, e quelli dei suoi account collegati, come una nuova email in Gmail, quando chiedi un’automazione in chat.

Rivedere i lavori in corso#

Le nuove automazioni, che le crei tu o l’agente, si eseguono automaticamente per impostazione predefinita. Creandone una, autorizzi in anticipo le azioni descritte nell’attività, tra cui inviare email e aggiornare i dati delle app. Non ci sono elenchi separati di accesso alle app da selezionare né richieste di approvazione per ogni azione durante queste esecuzioni. Specifica con precisione azioni e destinatari.

L’esecuzione automatica richiede comunque permessi validi, account collegati e crediti disponibili. Non concede nuovi accessi. Le automazioni precedenti mantengono le loro restrizioni di esecuzione originali. Una pianificazione senza un’autorizzazione valida si sospende con Richiede autorizzazione invece di fallire ripetutamente o perdere l’attività salvata.

Ogni esecuzione lavora per conto suo e i suoi risultati compaiono nella chat dell’agente, che li riceve con il messaggio successivo nella chat. Ogni esecuzione compare nella scheda Cronologia, accanto alle automazioni. Controlla lì la prima: Visualizza apre la chat sull’ultimo messaggio di quell’esecuzione, e un’esecuzione che aspetta te mostra Esamina, con l’approvazione sopra il campo di scrittura. Verifica il risultato prima di farci affidamento. Se manca un accesso, correggilo invece di riprovare ripetutamente l’attività.

Se l’invio email del riepilogo settimanale è abilitato nello spazio di lavoro, un’esecuzione riuscita della revisione settimanale predefinita può inviare un rapporto al proprietario dell’agente predefinito. La consegna dipende dalle informazioni disponibili, dalle preferenze email e dai limiti di frequenza. Un’esecuzione non riuscita non invia il rapporto. Consulta il risultato nella chat e gestisci le email facoltative in Impostazioni → Notifiche.

Se un’esecuzione pianificata non riesce, chiedi all’agente di esaminare la diagnostica senza rieseguirla. L’agente può mostrare errori registrati, tentativi e operazioni degli strumenti che sei autorizzato a vedere nella chat. Un’azione tentata non conferma che una modifica sia stata salvata: controlla i dati interessati prima di riprovare. I dettagli registrati possono essere incompleti, soprattutto per esecuzioni precedenti o interruzioni del processo dell’agente.

Mettere in pausa, modificare o rimuovere#

Usa i controlli per sospendere, modificare o rimuovere le automazioni che non servono più. Puoi anche chiedere all’agente in chat di aggiustare un’automazione esistente: aggiorna pianificazione, attività, fuso orario o evento di origine sul posto, così l’automazione conserva identità e cronologia delle esecuzioni invece di essere eliminata e ricreata. Se l’automazione è cambiata nel frattempo o un’esecuzione è in corso, la modifica viene rifiutata invece di essere applicata alla cieca. Se modifichi un’automazione creata da qualcun altro, diventa tua: da quel momento viene eseguita con il tuo accesso.

Ogni automazione mostra il proprio trigger con un’icona e un’etichetta distinte, così pianificazioni, eventi delle app ed eventi delle integrazioni si distinguono a colpo d’occhio. Controlla le automazioni esistenti prima di crearne una sostitutiva per evitare esecuzioni duplicate. In caso di errore o interruzione della connessione, verifica cronologia e dati interessati prima di riprovare: un’azione potrebbe essere già stata completata.

Autorizzare una pianificazione sospesa#

Se un’automazione pianificata mostra Richiede autorizzazione, chi può modificarne le automazioni può scegliere Autorizza. Controlla l’attività salvata e conferma con Autorizza e riprendi. Da quel momento l’automazione viene eseguita con il tuo accesso. Lascia disattivato Esegui automaticamente le azioni descritte in questa attività per mantenere le restrizioni sugli strumenti già in vigore, oppure attivalo esplicitamente per autorizzare in anticipo le azioni descritte nell’attività. Questo non concede accessi aggiuntivi ad app o account collegati.

L’autorizzazione conserva identità, attività, pianificazione e cronologia dell’automazione. Non esegue l’attività né recupera le occorrenze saltate: una data futura resta invariata, e una pianificazione ricorrente la cui data è passata riprende alla prossima occorrenza futura. Una pianificazione singola nel passato richiede prima una nuova data. Controllare e autorizzare la pianificazione non avvia un’esecuzione dell’agente né consuma crediti dei modelli.