Automatisations et planifications

Commencez par une tâche de travail#

Le plus simple est de la demander à l’agent dans son chat. Dites ce qui doit se passer et quand : l’agent s’appuie sur le contexte de votre espace de travail, pose des questions sur ce qui n’est pas clair et crée l’automatisation. Convenez de la tâche, des données sources, de la destination et du fuseau horaire avant qu’il la crée. Sur un agent que d’autres utilisent, toute personne ayant accès voit, crée et modifie ses automatisations, sauf si son propriétaire l'a désactivé ; dans ce cas seuls son propriétaire ou un administrateur le font, et leurs résultats apparaissent toujours dans la discussion de l'agent.

Chaque lundi à 9 heures dans mon fuseau horaire, résume les tâches en retard par responsable et envoie-moi une courte mise à jour. Ne modifie pas le statut des tâches.

Vous pouvez aussi demander d’abord la tâche une fois dans le chat. Vérifiez l’horaire enregistré pour éviter les ambiguïtés comme « demain matin ».

Calendriers et déclencheurs d'événements#

Pour en créer une vous-même, ouvrez la roue dentée de l’en-tête du chat, choisissez Automatisations, puis Nouvelle automatisation, sous la description de la section. Donnez-lui un titre, décrivez la tâche dans Que doit faire cette automatisation ? et choisissez Ajouter un déclencheur :

• Selon un horaire : se répète toutes les heures, tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois à l’heure choisie, dans votre fuseau horaire.
• Une fois : s’exécute une seule fois, à la date et à l’heure choisies.
• Quand il se passe quelque chose : se lance sur un événement d’app. Choisissez une app Opser installée ou un compte connecté, puis l’un de ses événements. Les événements des apps Opser ne demandent aucun compte connecté. L’agent reçoit les détails de l’événement lors de l’exécution.

Choisissez Créer pour l’enregistrer ; fermez le formulaire pour y renoncer. Si rien ne peut lancer une automatisation, Application indique Aucune application installée ; pour une app sans événement, Aucun événement disponible. Les choix dépendent de l’espace de travail et des accès de l’agent. L’agent peut aussi découvrir ces événements, ainsi que ceux de ses comptes connectés, comme un nouvel e-mail dans Gmail, quand vous lui demandez une automatisation dans le chat.

Examiner les travaux en cours#

Les nouvelles automatisations, que vous les créiez ou que l’agent le fasse, s’exécutent automatiquement par défaut. Leur création autorise à l’avance les actions décrites dans la tâche, notamment l’envoi d’e-mails et la mise à jour des données des apps. Il n’y a ni liste d’accès aux apps à cocher, ni demande d’approbation pour chaque action pendant ces exécutions. Décrivez précisément les actions et les destinataires.

L’exécution automatique exige toujours les permissions nécessaires, des comptes connectés et des crédits disponibles. Elle n’accorde aucun nouvel accès. Les anciennes automatisations conservent leurs restrictions d’exécution d’origine. Une planification sans autorisation valide se met en pause avec Autorisation requise au lieu d’échouer à répétition ou de perdre sa tâche enregistrée.

Chaque exécution travaille à part, et ses résultats s’affichent dans le chat de l’agent, qui les reçoit avec le message suivant dans le chat. Chaque exécution s’affiche dans l’onglet Historique, à côté des automatisations. Vérifiez-y la première : Afficher ouvre le chat au dernier message de cette exécution, et une exécution qui vous attend affiche Examiner, avec l’approbation au-dessus de la zone de saisie. Contrôlez le résultat avant de vous y fier. Si un accès manque, corrigez-le au lieu de relancer la tâche à répétition.

Si l’envoi par email des bilans hebdomadaires est activé pour votre espace de travail, une exécution réussie du bilan hebdomadaire par défaut peut envoyer un rapport au propriétaire de l’agent par défaut. L’envoi dépend des éléments disponibles, des préférences email et des limites de fréquence. Une exécution échouée n’envoie pas son rapport. Consultez le résultat dans le chat et gérez les emails facultatifs dans Paramètres → Notifications.

Si une exécution planifiée échoue, demandez à l’agent d’examiner son diagnostic sans la relancer. L’agent peut afficher les erreurs enregistrées, les tentatives et les opérations des outils que vous êtes autorisé à voir dans le chat. Une action tentée ne confirme pas qu’une modification a été enregistrée : vérifiez les données concernées avant de réessayer. Les détails enregistrés peuvent être incomplets, notamment pour les anciennes exécutions ou lors d’une interruption du processus de l’agent.

Mettre en pause, modifier ou supprimer#

Utilisez les commandes pour suspendre, modifier ou supprimer les automatisations devenues inutiles. Vous pouvez aussi demander à l’agent dans la discussion d’ajuster une automatisation existante : il met à jour l’horaire, la tâche, le fuseau horaire ou l’événement source sur place, si bien que l’automatisation conserve son identité et son historique d’exécutions au lieu d’être supprimée et recréée. Si l’automatisation a changé entre-temps ou qu’une exécution est en cours, la modification est rejetée plutôt qu’appliquée à l’aveugle. Si vous modifiez une automatisation créée par quelqu’un d’autre, elle devient la vôtre : elle s’exécute ensuite avec votre accès.

Chaque automatisation affiche son déclencheur avec une icône et un libellé distincts, ce qui permet de distinguer facilement les horaires, les événements d’apps et les événements d’intégrations. Vérifiez les automatisations existantes avant d’en créer un remplacement afin d’éviter les doublons. Après un échec ou une interruption de connexion, examinez l’historique et les données concernées avant de réessayer : une action peut déjà avoir abouti.

Autoriser une planification en pause#

Si une automatisation planifiée affiche Autorisation requise, toute personne pouvant modifier ses automatisations peut choisir Autoriser. Vérifiez la tâche enregistrée et confirmez avec Autoriser et reprendre. L’automatisation s’exécute alors avec votre accès. Laissez Exécuter automatiquement les actions décrites dans cette tâche désactivé pour conserver ses restrictions d’outils actuelles, ou activez-le explicitement pour approuver à l’avance les actions décrites dans la tâche. Cela n’accorde aucun accès supplémentaire aux apps ni aux comptes connectés.

L’autorisation conserve l’identité, la tâche, la planification et l’historique de l’automatisation. Elle n’exécute pas la tâche et ne rejoue pas les occurrences manquées : une date future reste inchangée, et une planification récurrente dont la date est passée reprend à sa prochaine occurrence future. Une planification ponctuelle dans le passé nécessite d’abord une nouvelle date. Vérifier et autoriser la planification ne lance pas d’exécution de l’agent et ne consomme pas de crédits de modèles.