Automatizaciones y programaciones

Comience con una tarea de trabajo#

La forma más sencilla de crear una es pedírsela al agente en su chat. Di qué debe pasar y cuándo: el agente usa el contexto de tu espacio de trabajo, pregunta lo que no esté claro y crea la automatización. Acuerda la tarea, los datos de origen, el destino y la zona horaria antes de que la cree. En un agente que usan otras personas, cualquiera con acceso ve, crea y cambia sus automatizaciones, salvo que su propietario lo haya desactivado; entonces solo su propietario o un administrador, y sus resultados siguen apareciendo en el chat del agente.

Cada lunes a las 9 de la mañana en mi zona horaria, resume las tareas vencidas por responsable y envíame una breve actualización. No cambies el estado de las tareas.

También puedes pedir primero la tarea una vez en el chat. Comprueba el horario guardado para evitar ambigüedades como «mañana por la mañana».

Horarios y desencadenantes de eventos#

Para crearla tú, abre el engranaje de la cabecera del chat, elige Automatizaciones y luego Automatización nueva, debajo de la descripción de la sección. Ponle un título, escribe la tarea en ¿Qué debe hacer esta automatización? y elige Añadir activador:

• Según un horario: se repite cada hora, cada día, cada semana o cada mes a la hora que elijas, en tu zona horaria.
• Una vez: se ejecuta una sola vez, en la fecha y hora que elijas.
• Cuando pasa algo: se inicia con un evento de una app. Elige una app de Opser instalada o una cuenta conectada y luego uno de sus eventos. Los eventos de apps de Opser no necesitan una cuenta conectada. El agente recibe los detalles del evento al ejecutarse.

Elige Crear para guardarla; cierra el formulario para descartarla. Si nada puede iniciar una automatización, Aplicación muestra No hay aplicaciones instaladas; si una app no ofrece eventos, muestra No hay eventos disponibles. Las opciones dependen del espacio de trabajo y del acceso del agente. El agente también puede descubrir esos eventos, y los de sus cuentas conectadas, como un correo nuevo en Gmail, cuando le pides una automatización en el chat.

Revisión de la labor en curso#

Las automatizaciones nuevas, las crees tú o el agente, se ejecutan automáticamente de forma predeterminada. Al crear una, autorizas de antemano las acciones descritas en su tarea, como enviar correos y actualizar datos de apps. No hay una lista separada de acceso a apps ni solicitudes de aprobación para cada acción durante esas ejecuciones. Especifica claramente las acciones y los destinatarios.

La ejecución automática sigue necesitando permisos válidos, cuentas conectadas y créditos disponibles. No concede acceso nuevo. Las automatizaciones antiguas conservan sus restricciones de ejecución originales. Una programación sin una autorización válida se pausa con Requiere autorización en lugar de fallar una y otra vez o perder su tarea guardada.

Cada ejecución trabaja por separado, y sus resultados aparecen en el chat del agente, que los recibe con el siguiente mensaje del chat. Cada ejecución aparece en la pestaña Historial, junto a las automatizaciones. Revisa allí la primera: Ver abre el chat en el último mensaje de esa ejecución, y una ejecución que te espera muestra Revisar, con la aprobación encima del cuadro de redacción. Comprueba el resultado antes de confiar en él. Si falta acceso, corrígelo en lugar de repetir la tarea una y otra vez.

Si el envío por email de la revisión semanal está habilitado en tu espacio de trabajo, una ejecución correcta de la revisión semanal predeterminada puede enviar un informe al propietario del agente predeterminado. La entrega depende de las evidencias disponibles, las preferencias de email y los límites de frecuencia. Una ejecución fallida no envía su informe. Revisa el resultado en el chat y gestiona los emails opcionales en Configuración → Notificaciones.

Si una ejecución programada falla, pide al agente que examine su diagnóstico sin volver a ejecutarla. El agente puede mostrar errores registrados, intentos y operaciones de herramientas que puedes ver en el chat. Una acción intentada no confirma que se haya guardado un cambio: revisa los datos afectados antes de reintentarlo. Los detalles registrados pueden estar incompletos, especialmente en ejecuciones antiguas o cuando se interrumpe el proceso del agente.

Pausa, edita o elimina#

Usa los controles para pausar, modificar o eliminar automatizaciones que ya no necesites. También puedes pedir al agente en el chat que ajuste una automatización existente: actualiza el horario, la tarea, la zona horaria o el evento de origen en el mismo lugar, de modo que la automatización conserva su identidad y su historial de ejecuciones en vez de eliminarse y recrearse. Si la automatización cambió entretanto o hay una ejecución en curso, la edición se rechaza en lugar de aplicarse a ciegas. Si cambias una automatización que creó otra persona, pasa a ser tuya: desde entonces se ejecuta con tu acceso.

Cada automatización muestra su disparador con un icono y una etiqueta distintos, así los horarios, los eventos de apps y los eventos de integraciones se distinguen fácilmente. Revisa las automatizaciones existentes antes de crear un reemplazo para evitar ejecuciones duplicadas. Si hay un error o se interrumpe la conexión, comprueba el historial y los registros afectados antes de reintentar: alguna acción podría haberse completado.

Autoriza una programación en pausa#

Si una automatización programada muestra Requiere autorización, quien pueda cambiar sus automatizaciones puede elegir Autorizar. Revisa la tarea guardada y confirma con Autorizar y reanudar. A partir de entonces, la automatización se ejecuta con tu acceso. Deja desactivado Realizar automáticamente las acciones descritas en esta tarea para conservar sus restricciones de herramientas actuales, o actívalo de forma explícita para autorizar de antemano las acciones descritas en la tarea. Esto no concede acceso adicional a apps ni a cuentas conectadas.

La autorización conserva la identidad, la tarea, la programación y el historial de la automatización. No ejecuta la tarea ni repite las ejecuciones perdidas: una fecha futura no cambia, y una programación recurrente cuya fecha ya pasó se reanuda en su próxima ocurrencia futura. Una programación única con fecha pasada necesita antes una fecha nueva. Revisar y autorizar la programación no inicia una ejecución del agente ni consume créditos de modelos.